Автоматизация бизнеса

1
Разработка и внедрение продуктов H-X Business Automation для SMB/SME

Когда мы выбирали для нашей компании комплексную интегрированную систему автоматизации бизнеса (CRM, PnL, управление задачами и документооборотом), мы выдвинули к ней такие требования:

  • постоянное полное владение информацией, её мобильность и гибкость – регулярный автоматический экспорт или резервирование всех данных в открытом формате с возможностью как импорта в ту же систему, так и продолжения работы в альтернативных системах;
  • настраиваемость и расширяемость функционала;
  • взаимодействие со внешними системами по API;
  • облачное решение с высокой доступностью;
  • веб- и мобильные клиенты;
  • относительно быстрое внедрение;
  • относительно низкая стоимость.

Изучив рынок, мы смогли найти только один продукт, который соответствовал нашим требованиям – Bitrix24. Мы начали его внедрять, однако этому процессу помешала война в Восточной Европе. Нам пришлось отказаться от этого российского продукта из-за ряда рисков информационной безопасности и санкций, наложенных на Россию.

Мы самостоятельно разработали и успешно внедрили собственную комплексную систему автоматизации бизнеса, состоящую из трёх продуктов: H-X CRM, H-X Task Manager и H-X Document Workflow. Это заняло у нас 4 месяца. Мы написали порядка 3000 строк кода и потратили 450 человеко-часов. Таких результатов мы смогли достичь благодаря использованию современного подхода к разработке программного обеспечения – Low Code.

Мы разработали эти продукты на базе Google Workspace с использованием Apps Script (JavaScript для приложений Google). Для полноценной работы у всех пользователей должны быть корпоративные аккаунты Google Workspace. Однако допускается работать всего лишь с одним платным аккаунтом (6 USD/мес), а остальные учётные записи могут быть бесплатными. Наши продукты обеспечивают основные классические функции автоматизации бизнеса, включая, например, статусы аккаунтов, фильтры, сортировки, сводную отчётность, уведомления пользователей на электронную почту и мессенджеры.

Наши системы используются нами и некоторыми нашими клиентами в повседневных бизнес-процессах.

Это решение оптимально для малого и среднего бизнеса. Мы рады поделиться с вами нашим опытом и разработками. В случае необходимости мы поможем вам доработать наши решения под особенности вашего бизнеса или научим, как это делать самостоятельно.

Узнать больше о наших продуктах по автоматизации бизнеса.

2
Разработка и внедрение системы H-X AutoPDF для управления презентациями

Наши отделы маркетинга и продаж столкнулись с необходимостью разрабатывать большое количество слайдов. Мы предоставляем более 40 сервисов и решений. Довольно часто происходят изменения в нашем портфолио, кейсах, сертификатах и т. д. Учитывая всё это, поддержка и обновление слайдов оказались очень трудоёмкими и длительными процессами. Поэтому мы приняли решение разработать собственную систему H-X AutoPDF для автоматизации генерации презентаций и управления ими.

Мы разработали этот продукт на базе Google Workspace с использованием Apps Script (JavaScript для приложений Google). Для полноценной работы у всех пользователей должны быть корпоративные аккаунты Google Workspace. Однако допускается работать всего лишь с одним платным аккаунтом (6 USD/мес), а остальные учётные записи могут быть бесплатными.

Продукт H-X AutoPDF позволяет автоматически генерировать презентации, коммерческие предложения и другие документы в формате PDF, собирая их из шаблонов Google Презентаций или Google Документов. H-X AutoPDF автоматически загружает сгенерированные файлы PDF на Google Диск и ваш корпоративный веб-сервер, затем выдает ссылки, которые вы можете быстро отправить вашим заказчикам или партнёрам.

Основные преимущества H-X AutoPDF по сравнению с ручным созданием PDF:

  • стандартизация слайдов шаблонов и типовых презентаций;
  • автоматическая генерация PDF;
  • при обновлении шаблонов (например, из-за изменения данных о компании), быстрое обновление всех презентаций, включая те, ссылки на которые уже были отправлены заказчикам или партнёрам.

Дополнительное важное преимущество – значительное снижение расходов на хостинг за счёт уменьшения дискового пространства, используемого слайдами и их резервными копиями. Мы и некоторые наши клиенты используем систему H-X AutoPDF для автоматизации процессов продаж на постоянной основе.

Узнать больше о наших продуктах по автоматизации бизнеса.

3
Разработка и внедрение системы H-X Backup

Облачная межконтинентальная система резервирования и версионности

В связи с угрозами кибер-атак, программ-вымогателей и даже ядерной войны, мы решили разработать систему резервного копирования и версионности данных, которая бы располагалась одновременно на нескольких континентах и у нескольких поставщиков облачных услуг, чтобы снизить риск одновременного повреждения различных копий нашей информации. Кроме максимальной надёжности, перед нами стояла задача реализовать максимально гибкие и недорогие средства с дополнительным функционалом в виде возможности восстановления разных версий файлов.

Мы решили разработать систему H-X Backup для резервирования и версионности на основе облачного хранилища Google Диск с дополнительным резервированием на AWS S3. Работа с Google Диск весьма удобна благодаря тесной интеграции с офисными приложениями Google Документы, Таблицы и Презентации.

Google Диск имеет некоторые функции резервирования:

  • Хранятся версии документов Google (в верхнем меню ”Файл > История версий”).
  • Хранятся версии файлов с произвольным форматом ( в контекстном меню файла “Управлять версиями”).
  • При удалении файлы помещаются в корзину.

Однако информация на Google Диске уязвима при следующих сценариях:

  • Потеря старой версии файла – ограничения составляют 100 версий или 30 дней.
  • Удаление файла из корзины случайно или злонамеренной программой (вирус, шифровальщик и т. п.).
  • Изменение или удаление множества файлов сразу, например шифровальщиком. В этом случае неудобно восстанавливать версии или файлы из корзины по одному.

Частично эти уязвимости могут быть решены с помощью платных сервисов Google, а именно Data Export и Vault. Однако у этих сервисов есть серьезные ограничения:

  • нет автоматического регулярного экспорта, доступен экспорт только вручную;
  • не сохраняется информация, записанная позднее, чем за 24 часа до начала экспорта;
  • экспорт занимает не менее 48 часов, обычно 72 часа, а иногда и до 14 дней;
  • повторный экспорт доступен не ранее, чем через 30 дней после предыдущего.

Также, если рассчитывать только на Google, то информация уязвима при таких сценариях, вероятность которых достаточно низкая, но не нулевая:

  • Потеря доступа к аккаунту Google: потерянный или украденный пароль, либо закрытие/блокировка аккаунта со стороны Google.
  • Временная недоступность Google: с вашей стороны или со стороны Google.
  • Потеря информации на серверах Google: технический сбой, авария, стихийное бедствие и т. д.

Google предлагает использовать для полноценного резервирования информации сторонние решения. На рынке есть довольно много коммерческих решений для данной цели, однако продукт H-X Backup выделяется своей полной открытостью. Для достижения цели мы использовали бесплатные open-source технологии: Linux, rsync, rclone и т. д. Поэтому мы даем вам не “черный ящик”, а помогаем вам построить гибкую индивидуальную систему резервирования, при этом достаточно быстро и легко.

Система H-X Backup обладает высокой производительностью. Система позволяет без особых затрат выполнять ежечасную синхронизацию резервных копий, а для критически важных файлов обновление резервных копий происходит практически в реальном времени (5 минут).

В системе H-X Backup используется дополнительное копирование информации на Amazon S3 в хранилища на разных континентах. Система хранит ежедневные и еженедельные версии всей ценной информации с заданным сроком хранения. Этот срок может быть достаточно долгим (десятки лет), благодаря низкой стоимости хранения на S3 Glacier.

Дополнительно последние версии файлов в зашифрованном виде копируются на Dropbox, который автоматически синхронизируется с компьютерами одного или нескольких владельцев бизнеса или доверенных лиц.

Также система H-X Backup ведет подробные журналы событий при всех изменениях файлов, что позволяет отследить, когда и кто изменял или удалял файлы. Это облегчает расследования инцидентов и восстановление файлов.

Система резервирования информации H-X Backup начала служить нам в течение нескольких дней после начала её разработки, и одновременно стала частью нашего сервиса Управление непрерывностью бизнеса.

Узнать больше о наших продуктах по автоматизации бизнеса.