Автоматизація бізнесу

1
Розробка та впровадження продуктів H-X Business Automation для SMB/SME

Коли ми вибирали для нашої компанії комплексну інтегровану систему автоматизації бізнесу (CRM, PnL, управління завданнями та документообігом), ми висунули до неї такі вимоги:

  • постійне повне володіння інформацією, її мобільність та гнучкість – регулярний автоматичний експорт або резервування всіх даних у відкритому форматі з можливістю як імпорту в ту саму систему, так і продовження роботи в альтернативних системах;
  • налаштовуваність та розширюваність функціоналу;
  • взаємодія із зовнішніми системами по API;
  • хмарне рішення із високою доступністю;
  • веб- та мобільні клієнти;
  • відносно швидке впровадження;
  • відносно низька вартість.

Вивчивши ринок, ми змогли знайти лише один продукт, який відповідав нашим вимогам – Bitrix24. Ми почали його впроваджувати, проте цьому завадила війна у Східній Європі. Нам довелося відмовитися від цього російського продукту через низку ризиків інформаційної безпеки та санкцій, накладених на Росію.

Ми самостійно розробили та успішно впровадили власну комплексну систему автоматизації бізнесу, що складається з трьох продуктів: H-X CRM, H-X Task Manager та H-X Document Workflow. Це зайняло у нас 4 місяці. Ми написали близько 3000 рядків коду та витратили 450 людино-годин. Таких результатів ми змогли досягти завдяки використанню сучасного підходу до розробки програмного забезпечення – Low Code.

Ми розробили ці продукти на базі Google Workspace за допомогою Apps Script (JavaScript для додатків Google). Для повноцінної роботи у всіх користувачів мають бути корпоративні облікові записи Google Workspace. Однак допускається працювати лише з одним платним акаунтом (6 USD/міс), а інші облікові записи можуть бути безкоштовними. Наші продукти забезпечують основні класичні функції автоматизації бізнесу, включаючи, наприклад, статуси акаунтів, фільтри, сортування, зведену звітність, сповіщення користувачів на електронну пошту та месенджери.

Наші системи використовуються нами та деякими нашими клієнтами у повсякденних бізнес-процесах.

Це рішення оптимальне для малого та середнього бізнесу. Ми раді поділитися з вами нашим досвідом та розробками. У разі потреби ми допоможемо вам доопрацювати наші рішення під особливості вашого бізнесу або навчимо, як це робити самостійно.

Дізнатися більше про наші продукти автоматизації бізнесу.

2
Розробка та впровадження системи H-X AutoPDF для управління презентаціями

Наші відділи маркетингу та продажів зіткнулися з необхідністю розробляти велику кількість слайдів. Ми надаємо більше 40 сервісів та рішень. Досить часто відбуваються зміни в нашому портфоліо, кейсах, сертифікатах тощо. Враховуючи все це, підтримка та оновлення слайдів виявилися дуже трудомісткими та тривалими процесами. Тому ми вирішили розробити власну систему H-X AutoPDF для автоматизації генерації презентацій та управління ними.

Ми розробили цей продукт на базі Google Workspace за допомогою Apps Script (JavaScript для додатків Google). Для повноцінної роботи у всіх користувачів мають бути корпоративні облікові записи Google Workspace. Однак допускається працювати лише з одним платним акаунтом (6 USD/міс), а інші облікові записи можуть бути безкоштовними.

Продукт H-X AutoPDF дозволяє автоматично генерувати презентації, комерційні пропозиції та інші документи у форматі PDF, збираючи їх із шаблонів Google Презентацій або Google Документів. H-X AutoPDF автоматично завантажує згенеровані PDF-файли на Google Диск і ваш корпоративний веб-сервер, потім видає посилання, які ви можете швидко відправити вашим замовникам або партнерам.

Основні переваги H-X AutoPDF у порівнянні з ручним створенням PDF:

  • стандартизація слайдів шаблонів та типових презентацій;
  • автоматична генерація PDF;
  • при оновленні шаблонів (наприклад, через зміну даних про компанію), швидке оновлення всіх презентацій, включаючи ті, посилання на які вже були надіслані замовникам або партнерам.

Додаткова важлива перевага – значне зниження витрат на хостинг за рахунок зменшення дискового простору, що використовується слайдами та його резервними копіями. Ми та деякі наші клієнти використовуємо систему H-X AutoPDF для автоматизації продажів на постійній основі.

Дізнатися більше про наші продукти автоматизації бізнесу.

3
Розробка та впровадження системи H-X Backup

Хмарна міжконтинентальна система резервування та версійності

У зв'язку з загрозами програм-вимагачів, кібератак і навіть ядерної війни ми вирішили розробити систему резервного копіювання та версійності даних, яка розташовувалася б одночасно на кількох континентах і в кількох постачальників хмарних послуг, щоб знизити ризик одночасного пошкодження різних копій нашої інформації. Крім максимальної надійності, перед нами стояло завдання реалізувати максимально гнучкі та недорогі засоби з додатковим функціоналом у вигляді можливості відновлення різних версій файлів.

Ми вирішили розробити систему H-X Backup для резервування та версійності на основі хмарного сховища Google Диск з додатковим резервуванням на AWS S3. Робота з Google Диск дуже зручна завдяки тісній інтеграції з офісними програмами Google Документи, Таблиці та Презентації.

Google Диск має деякі функції резервування:

  • Зберігаються версії документів Google (у верхньому меню ”Файл > Історія версій”).
  • Зберігаються версії файлів із довільним форматом (у контекстному меню файлу “Керувати версіями”).
  • При видаленні файли розміщуються в кошику.

Однак інформація на Google Диску вразлива за таких сценаріїв:

  • Втрата старої версії файлу – обмеження становлять 100 версій або 30 днів.
  • Видалення файлу з кошика випадково або зловмисною програмою (вірус, шифрувальник тощо).
  • Зміна або видалення множини файлів відразу, наприклад шифрувальником. У цьому випадку незручно відновлювати версії чи файли з корзини по одному.

Частково ці вразливості можуть бути вирішені за допомогою платних сервісів Google, зокрема Data Export і Vault. Однак ці сервіси мають серйозні обмеження:

  • немає автоматичного регулярного експорту, доступний експорт тільки вручну;
  • не зберігається інформація, записана пізніше ніж за 24 години до початку експорту;
  • експорт займає щонайменше 48 годин, зазвичай 72 години, іноді до 14 днів;
  • повторний експорт доступний не раніше ніж через 30 днів після попереднього.

Також, якщо розраховувати тільки на Google, інформація вразлива за таких сценаріїв, ймовірність яких досить низька, але не нульова:

  • Втрата доступу до облікового запису Google: втрачений або вкрадений пароль, або закриття/блокування облікового запису з боку Google.
  • Тимчасова недоступність Google: з вашого боку або Google.
  • Втрата інформації на серверах Google: технічний збій, аварія, стихійне лихо тощо.

Google пропонує використовувати для повноцінного резервування інформації сторонні рішення. На ринку є досить багато комерційних рішень для цієї мети, проте продукт H-X Backup вирізняється своєю повною відкритістю. Для досягнення мети ми використовували безкоштовні open-source технології: Linux, rsync, rclone тощо. Тому ми даємо вам не "чорну скриньку", а допомагаємо вам побудувати гнучку індивідуальну систему резервування, при цьому досить швидко й легко.

Система H-X Backup має високу продуктивність. Система дозволяє без особливих витрат виконувати щогодинну синхронізацію резервних копій, а для критично важливих файлів оновлення резервних копій відбувається практично в реальному часі (5 хвилин).

У системі H-X Backup використовується додаткове копіювання інформації на Amazon S3 до сховищ на різних континентах. Система зберігає щоденні та щотижневі версії всієї цінної інформації із заданим терміном зберігання. Цей термін може бути досить довгим (десятки років) завдяки низькій вартості зберігання на S3 Glacier.

Додатково останні версії файлів у зашифрованому вигляді копіюються на Dropbox, який автоматично синхронізується з комп'ютерами одного чи кількох власників бізнесу чи довірених осіб.

Також система H-X Backup веде докладні журнали подій за всіх змін файлів, що дозволяє відстежити, коли та хто змінював чи видаляв файли. Це полегшує розслідування інцидентів та відновлення файлів.

Система резервування інформації H-X Backup почала служити нам протягом декількох днів після початку її розробки, і водночас стала частиною нашого сервісу Управління безперервністю бізнесу.

Дізнатися більше про наші продукти автоматизації бізнесу.